Dentro de las muchas competencias que debes desarrollar como estudiante del énfasis de Documentación y Registro de Operaciones Contables, se encuentra la de reconocer las normas de archivo y el manejo de los documentos de una empresa. He aquí algo interesante:Los archivos de una empresa, son muy importantes ya que representan su memoria, sin ellos sería imposible poder rescatar hechos pasados que servirían para corroborar situaciones o hechos que se hallan realizado en el giro ordinario de sus actividades económicas. Además permiten uniformidad en el manejo de la información de cualquier empresa, lo que permitirá la localización rápida de cualquier clase de documentos.
s un sistema de archivo es debe cumplir tres funciones básicas:
- Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en el negocio.
- Guardar de manera ordenada el material reunido.
- Poder sacar los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario.
- Clases de archivos:
- Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente.
- Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto.
- Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.
- Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.
- Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad. tomado de www. Google .com
Según el grado o frecuencia de utilización:
Según el lugar de emplazamiento:
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